JURNAL IMPREST FUND SYSTEM

PT JAYA ABADI MOBILINDO
JURNAL IMPREST FUND SYSTEM
PERIODE AGUSTUS 2016
TANGGAL	URAIAN		DEBET	KREDIT
01-Agust	Membeli tiket KA		Rp      350.000
	Membeli materai		Rp        90.000
	Membayar langganan koran dan majalah		Rp      150.000
	Membeli kertas HVS kwarto		Rp        60.000
	Membeli buku tulis		Rp      125.000
	Membeli snack		Rp      150.000
	membeli souvenir		Rp  1.300.000
	Membeli nasi gudeg		Rp      210.000
	fotokopi proposal		Rp        27.500
	Membeli karangan bunga		Rp      350.000
	Membayar pulsa		Rp      210.000
		Kas		Rp     3.022.500
Total			Rp  3.022.500	Rp     3.022.500

fluctuation fund system

TANGGAL	URAIAN		DEBET	KREDIT
01-Jul	Pengisian dana kas kecil		Rp      3.825.000
		kas		Rp    3.825.000
03-Jul	Membeli tiket KA		Rp         350.000
		Kas kecil		Rp        350.000
05-Jul	Membeli materai		Rp            90.000
		kas kecil		Rp          90.000
06-Jul	Membayar langganan koran dan majalah		Rp         150.000
		kas kecil		Rp        150.000
11-Jul	Membeli kertas Kwarto		Rp            60.000
		kas kecil		Rp          60.000
11-Jul	Membeli buku besar		Rp         125.000
		Kas kecil		Rp        125.000
14-Jul	membeli snack		Rp         150.000
		Kas kecil		Rp        150.000
17-Jul	Membeli souvenir		Rp      1.300.000
		Kas kecil		Rp    1.300.000
20-Jul	Membeli nasi gudeg		Rp         210.000
		Kas kecil		Rp        210.000
23-Jul	Fotokopi proposal		Rp            27.500
		Kas kecil		Rp          27.500
25-Jul	Membeli karangan bunga		Rp         350.000
		Kas kecil		Rp        350.000
28-Jul	Membayar pulsa		Rp         210.000
		Kas kecil		Rp        210.000
Total			Rp      6.847.500	Rp    6.847.500

laporan penggunaan dana kas kecil

PT JAYA ABADI MOBILINDO
PENGGUNAAN DANA KAS KECIL
PERIODE JULI 2016
I. PEMASUKAN
	Saldo		Rp        175.000
	Pengisian saldo		Rp    3.825.000	₊
				Rp  4.000.000
II. PENGELUARAN
	Membeli tiket KA		Rp        350.000
	Membeli materai		Rp          90.000
	Membayar langganan koran dan majalah		Rp        150.000
	Membeli kertas HVS kwarto		Rp          60.000
	Membeli buku tulis		Rp        125.000
	Membeli snack		Rp        150.000
	membeli souvenir		Rp    1.300.000
	Membeli nasi gudeg		Rp        210.000
	fotokopi proposal		Rp          27.500
	Membeli karangan bunga		Rp        350.000
	Membayar pulsa		Rp        210.000	₊
				Rp  3.022.500	₋
III. SALDO
	Saldo akhir			Rp     977.500
	Mengetahui,		Jakarta, 31 Juli 2016
	Direktur		Pemegang kas kecil
	Andika		Ngizzati
	Andika Pratomo, SE, MA		MIFTAHUL NGIZZATI

surat balasan lamaran pekerjaan

PT PESONA MAKMUR

Jl. Raya Merdeka No. 25A Telp. 021-88321112

Jakarta Timur

 

24 September 2016

Nomor             : 06/R/I/11

Lampiran         : -

Hal                  : Lamaran

Kepada

Yth. Doni Atmaja

Jl. Dermaga Indah, No. 3

Bogor

Dengan hormat,

Surat Lamaran Saudara sudah kami terima dengan baik. Kami mengucapkan terima kasih atas keinginan Saudara untuk bekerja di perusahaan kami.

Sehubungan dengan itu maka kami bermaksud untuk mengundang Saudara untuk interview pada :

Hari, tanggal   : Senin, 28 September 2016

Waktu             : 08.30 WIB s.d selesai

Tempat            : Ruang Pertemuan PT Pesona Makmur lt. 2

Keterangan      : Menggunakan pakaian atasan putih bawahan hitam

Demikian surat ini kami sampaikan, semoga Saudara berkenan hadir tepat waktu.

Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih

Hormat kami,

Kepala Bagian Kepegawaian

DennyAdya

Denny Adya, SH

video pkl 2016/2017 bagian TAPEM SEKDA Kabupaten KEBUMEN

Materi Administrasi Sarana dan Prasarana

Materi Administrasi Sarana Dan Prasarana

A. Pengertian

1.      Sarana dan Prasarana

           Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). 

2.      Administrasi Sarana dan Prasarana

Administrasi sarana dan prasarana adalah semua komponen yang sacara langsung maupun tidak langsung menunjang jalannya kegiatan kantor untuk mencapai tujuan dalam kantor itu sendiri.

A.    Peralatan/perlengkapan kantor (office supplies)

Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesei lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi dua, yaitu :

ü  Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya :

1.      Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk lembaran

Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk lembaran/helaian, yaitu kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas berkop, plastik transparan, kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map.

2.      Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk nonlembaran

Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk nonlembaran (bukan berupa kertas          lembaran), yaitu pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, rautan, gunting, pemotong        kertas (cutter), pembuka surat (letter opener), pelubang kertas dll.

3.      Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku

Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk buku, antara lain :

1.      Buku catatan (block note), yaitu buku untuk menulis catatan harian sekretaris.

2.      Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi, mulai sejarah, struktur, produk dan jasa, hingga prosedur kerja.

3.      Buku tamu, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan.

4.      Buku agenda surat, yaitu buku yang mencatat keluar masuknya surat sehari-hari.

ü  Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya :

1.      Barang habis pakai

Barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang pengguanaannya hanya       satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh : kertas, tinta, karbon, klip, pensil       dan pulpen.

2.      Barang tidak habis pakai

Barang yang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan       lama. Contoh : stapler, perforator, cutter, dan gunting.

ü  Mesin-mesin kantor (office machine)

Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik. Contoh : komputer, laptop, LCD, mesin tik manual dan elektrik, mesin fotocopy, dll.

ü  Mesin komunikasi kantor

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh : telepon, interkom, faksimile dan telepon wireless.

ü  Perabot kantor (office furniture)

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh : meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk tamu), rak buku, lemari, papan tulis dlL.

ü  Interior kantor (office arrangement)

Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyeleseikan pekerjaan. Contoh : gambar presiden dan wakil presiden, gambar lambang negara, bendera, struktur organisasi, lukisan, patung, vas bunga, tanaman hidup maupun buatan, jam dinding dll.

ü  Tata ruang kantor (office lay out)

Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dan pekerja.

Proses Pengelolaan Administrasi Sarana Dan Prasarana

Menurut Sutjipto (1993) aktivitas administrasi dalam bidang sarana dan prasarana meliputi; perencanaan, pengadaan, inventarisasi, penyaluran, pemanfaatan dan pemeliharaan, penghapusan, dan pengawasan sarana dan prasarana. Dapat diuraikan sebagai berikut:

1.              Perencanaan

Perencanaan sarana dan prasarana merupakan suatu proses analisis dan penetapan kebutuhan yang diperlukan dalam proses pembelajaran sehingga muncullah istilah kebutuhan yang diperlukan (primer) dan kebutuhan yang menunjang. Dalam proses perencanaan ini harus dilakukan dengan cermat dan teliti baik berkaitan dengan karakteristik sarana dan prasarana yang dibutuhkan, jumlahnya, jenisnya dan kendalanya (manfaat yang didapatkan), beserta harganya.

2.             Pengadaan

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas. Karena fungsi dan kegiatan setiap organisasi berbeda, maka pengadaan sarana dan prasarana kantor juga tidak selalu sama antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain. Dalam mengadakan sarana dan prasarana tersebut harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :

  Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.

  Tentukan jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.

  Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.

  Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.

   Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.

  Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.

  Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Dalam pengadaan sarana dan prasarana kantor, maka ada seksi perbekalan yang memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut :

a)      Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai jumlah maupun mutu. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penelitian dan penentuan kebutuhan perlengkapan kerja adalah faktor fungsional, faktor ongkos, faktor prestise, faktor standarisasi dan normalisasi.

b)      Standarisasi dan perincian benda. Langkah-langkah yang perlu ditempuh untuk mengusahakan standarisasi ialah :

  Klasifikasi alat-alat, menggolong-golongkan alat-alat yang berfungsi sejenis atau menghasilkan barang-barang tertentu yang sama.

  Spesifikasi dan perincian alat-alat dengan menggunakan kemampuannya.

  Standarisasi alat-alat dengan pertimbangan untuk penggunaan dalam jangka waktu lama dan pertimbangan efisiensi kerja.

c)      Pembelian benda perbekalan. Beberapa pertimbangan pokok dalam pembelian alat-alat atau barang-barang ialah:

  Sedapat mungkin mengurangi pembiayaan baru dengan mencari benda-benda yang dibutuhkan dari benda-benda yang merupakan kelebihan.

  Menimbulkan kompetensi diantara produsen dengan membuat spesifikasi atas benda-benda yang akan dibeli , dan mengadakan penelitian yang seksama diantara produsen dengan baik.

  Mendapatkan keterangan-keterangan terbaru atas benda-benda, keadaan pasar dan harga.

  Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai perkembangan baru atas barang-barang, dan cara yang telah disempurnakan mengenai cara pengepakan.

  Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-barang perbekalan tersebut sampai siap digunakan.

d)     Pengiriman barang. Dalam pengadaan barang perbekalan dibutuhkan aktivitas pengiriman yang dapat dilakukan melalui jalan darat, laut maupun udara.

3.      Inventaris

Pengadaan semua sarana dan prasarana kantor memerlukan biaya tinggi, termasuk semua kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaannya. Untuk itu diperlukan kegiatan inventarisasi. Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Secara singkat inventarisasi dapat diartikan sebagai pencatatan terhadap sarana dan prasarana. Inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama. Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana antara lain :

a.       Agar peralatan tidak mudah hilang.

b.       Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggungjawabkan.

c.       Memudahkan dalam pengecekan barang.

d.      Memudahkan dalam pengawasan.

e.       Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.

4.      Penyaluran

Penyaluran merupakan kegiatan yang menyangkut pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi / pemegang yang satu kepada instansi / pemegang yang lain. Kegiatan penyaluran barang meliputi tiga bagian yaitu :

1.      Penyusunan Alokasi

   Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian / pendistribusian barang sehingga merata dan seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing-masing, maka perlu disusun alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya, sehingga sungguh-sungguh dapat menunjang kegiatan instruksional

2.      Pengiriman Barang

   Pengiriman barang dari pusat-pusat penyalur barang perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut : cara pengiriman, pengemasan, pemuatan, pengangkutan dan pembongkarang.

3.      Penyerahan Barang

   Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi daftar penyerahan barang, surat pengantar, faktur, tanda terima peyerahan barang, biaya pengiriman dan sebagainya.

Penyimpanan

Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang atau bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.

a.       Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :

·      Agar barang tidak cepat rusak.

·      Agar tidak terjadi kehilangan barang.

·      Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari.

·      Memudahkan dalam analisis barang.

b.      Sebelum penyimpanan barang/bahan kantor dilakukan, sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut ini :

·      Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan.

·      Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan.

·      Sifat barang yang disimpan.

·      Sarana penyimpanan dan pemeliharaan.

·      Prosedur dan tata kerja.

·      Biaya yang disediakan.

·      Tenaga yang diperlukan.

·      Jangka waktu penyimpanan.

c.       Cara penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :

·      Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang).

·      Barang disimpan dalam keadaan bersih.

·      Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi.

·      Barang disimpan di tempat yang memadai.

·      Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari.

·      Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air.

·      Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci.

·      Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan.

·      Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam.

5.      Pemanfaatan dan pemeliharaan

Pemeliharaan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.

Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :

  Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.

  Agar barang tidak mudah hilang.

  Agar barang tidak kadaluarsa.

  Agar barang tidak mudah susut.

  Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain:

1.      Pemeliharaan berdasarkan waktu

  Pemeliharaan sehari-hari

Pemeliharaan sarana dan prasarana yang dilakukan setiap hari, biasanya dilakukan oleh petugas atau karyawan yang menggunakan barang dan bertanggung jawab atas barang tersebut, misalnya pemeliharaan ruang kerja, mesin tik, komputer, dan mobil. Pemeliharaan barang-barang tersebut harus dilakukan setiap hari agar kebersihannya tetap terjaga dan menghindari kerusakan yang lebih besar.

  Pemeliharaan berkala

Pemeliharaan berkala dilakukan menurut jangka waktu tertentu, misalnya seminggu sekali, dua minggu sekali, sebulan sekali atau dua bulan sekali. Pemeliharaan berkala dapat dilakukan untuk berbagai jenis sarana dan prasarana dan biasanya dilakukan oleh petugas yang khusus menangani pemeliharaan barang.

2.      Pemeliharaan berdasarkan jenis barang

  Pemeliharaan barang bergerak

Pemeliharaan barang bergerak dapat dilakukan setiap hari maupun secara berkala. Contoh: kendaraan bermotor, mesin kantor, dan alat elektronik.

  Pemeliharaan barang tidak bergerak

Pemeliharaan barang tidak bergerak juga dapat dilakukan setiap hari atau secara berkala untuk mengetahui sampai sejauh mana kualitas barang tersebut masih dapat digunakan. Contoh: membersihkan debu-debu yang menempel pada alat,sebaiknya dilakukan setiap hari agar alat dapat selalu terjaga kebersihannya, juga untuk mencegah kerusakan. Instalasi listrik dan air dapat dilakukan secara berkala.

6.      Penghapusan

Penghapusan merupakan suatu proses kegiatan yang bertujuan untuk mengeluarkan/ menghilangkan barang-barang milik Negara dari daftar inventaris negara berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Apabila biaya rehabilitasi barang terlalu besar sedangkandaya pakainya terlalu singkat maka barang tersebut lebih baik tidak dipakai lagi dan dikeluarkandari daftar inventaris.Sebagai salah satu fungsi dari pengelolaan perlengkapan, penghapusan mempunyai arti:

  Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian yang jauh lebih besar yang disebabkan oleh:

a)      Pengeluaran yang semakin besar untuk biaya perawatan dan perbaikan / pemeliharaan terhadap barang yang semakin buruk kondisinya.

b)      Pemborosan biaya untuk pengamanan barang-barang kelebihan atau barang lain yang karena beberapa sebab, tidak dapat dipergunakan lagi.

  Meringankan beban kerja inventarisasi karena banyaknya barang-barang yang tinggal menyusut.

7.      Pengawasan

            Seluruh kegiatan Administrasi Sarana dan Prasarana Pendidikan tidak bisa berjalan sendiri tanpa dikendalikan dan diawasi, artinya setiap kegitan masing-masing akan dimonitoring setiap saat oleh pimpinan organisasi serta diperhatikan kerja samanya satu sama lain.

          Pengawasan bukan merupakan suau pengaturan yang kaku dan akan membatasi ruang gerak masing-masing fungsi pengelolaan, tetapi merupakan koordinasi serta akselerasi bagi seluruh fungsi pengelolaan administrasi, sehingga pemborosan waktu, tenaga dan biaya dapat dihindarkan.